Etaient présents : Niko Meffre, Marie Vialaret, Sandy Azoulay, Martine Dejean, Wilfried Croses puis en toute fin de séance, Jean Stas.

Séance réduite en nombre de participants car beaucoup de personnes excusées, prises par d’autres obligations.

1)- De manière générale, il fut décidé que :

* Le nombre de personnes au sein du groupement, l’accueil de nouveaux adhérents :

Plusieurs personnes souhaitent rentrer au sein du groupement et il se pose donc la question du nombre limite d’adhérent. Il faudra en débattre entre tous dès lors que le nombre d’une trentaine sera atteint. Il s’agit surtout de savoir si cela est gérable, surtout si le travail ne se retrouve pas équitablement réparti…

* Etant établi que la communication est un peu difficile entre les commissions, il a été décidé de créer un “poste” de “référent” par commission. Le rôle de ce dernier serait de fonctionner avec les autres référents pour l'échange d'info, ce serait lui qu'on appellerait si on a quelque chose à demander à cette commission, etc...

* Au sujet de la commission Organisation/accueil actuellement composée Xavier, Sylvain, Marie. Il serait souhaitable que celle-ci soit scindée pour former deux nouvelles commissions plus fonctionelles et aux rôles bien clarifiés. Il s'agirait d'une nouvelle commission “accueil et relationnel” qui s'occuperait de faire la communication externe (médias, organisation de visites producteurs,etc...) et également de “recruter” de nouveaux adhérents (les enregistrer, archiver leur contact...) et de les accueillir (expliquer l'organisation et le fonctionnement du groupement).

La deuxième serait la commission Distribution/Logistique qui s'occuperait essentiellement d'organiser la journée de distribution et la réception et stockage des produits. Marie par exemple se sent d'attaque pour gérer la logistique de distribution mais pas le relationnel dont l'accueil de nouveaux adhérents. Donc il faudrait de nouveau répartir de nouveaux adhérents volontaires sur ces deux commissions.

* Il faudrait lancer un nouveau cycle de commande mi-septembre car sinon, avec les deux mois de cycle de commande, si on le démarre qu'en octobre, on va tomber juste avant la période de noël ce qui ne serait pas trop souhaitable (disponibilités de chacun)

* Wil propose de réaliser des visites entre nous, adhérents du groupement, auprès de producteurs locaux : Il proposerait une visite de la Brasserie des vignes à Graulhet (Bières Cladestine, Libertine), de celle des Garland (Bière Karland), ou de Monsieur Astrier le fameux créateur de la meule à farine “Astrier” dans le Sidobre.

2)- Par commissions (à charge ensuite à chaque commission d‘avancer des propositions, des réponses face à des problèmes, des idées et propositions soulevés) :

* Commission producteurs

°Cette commission accueille en plus de Patrice, Niko et Anna les trois “nouveaux” : Sandy, Luc et Jean.

°Au niveau des produits et de l'approvisionnement, la commission préfèrera le conditionnement en vrac systématique car cela facilite les choses, c'est moins cher, et comme cela, les portions sont plus adaptables aux besoins de chacun.

°Il est prévu que la commission mette à jour le nouveau bon de commande pour la prochaine commande

°Il est prévu que la commission producteur édite une sorte de catalogue de producteurs, de leurs produits, et des tarifs, et de s'en servir comme un outil pour faciliter le travail auprès de nos producteurs/fournisseurs.

°Il s'est reposée la question de l'approvisionnement des produits secs, c'est à dire de l'approvisionnement à la biocoop de Castres, ou en centrale d'achat... Sandy a proposé de travailler auprès d'une épicerie “bio” de Mazamet La commission pour se décider devra organiser une visite de la biocoop et pour comparer les avantages et les désaventages et trancher pour un choix de fournisseur.

* Commission commande :

°Récupérer la liste mise à jour des adhérents

°Penser à expédier le prochain bon de commande aux adhérents n'ayant pas internet à domicile et cela un peu en avance des envois mails (décalage postal). Actuellement, il s'agit de Juc Ambérrée et de Jean Stas.

°Régler les problèmes de mise en commun des bons de commandes indivduels (création d'une base de donnée, d'un outil informatique tableur??? Caroline avait proposé son aide à ce niveau)

* Commission accueil et relationnel externe

°Mise à jour complète de la liste d'adhérent et préparer un calendrier de renouvellement d'adhésions (car les adhésions sont toutes individuelles partant du jour d'entrée du groupement)

°Réaliser l'accueil de tous les nouveaux adhérents

* Commission Distribution et logistique :

°Organiser un stock de contenants pour gérer le vrac lors des distributions, etc...

°Gérer les clés et le local de distribution (il faudrait que ce soit les personnes de la commission distribution qui gère la réception et le stockage des produits et donc le local de Xavier. Actuellement, Wil, Niko, et Caroline ont chacun une clé, celles-ci devraient revenir aux futurs membres de la commission distribution. Pour ma part, je donne ma clé à Marie qui s'est déjà inscrite au sein de la commission.

°Pour la prochaine distribution, il est décidé d'un changement de fonctionnement. Le temps de distribution jugé trop long actuellement, serait ramené à 3 heures, donc le matin. Et la distribution sera préparée et organisée les jours précédents. Une date butoir de réception des produits commandés sera fixées. Puis un inventaire des produits stockés sera réalisé. Enfin, on procèdera à la réalisation des colis adhérents en avance pour qu'ils soient prêts dès leur arrivée...

3)- Les suites à donner à cette réunion :

* Réunion de la commission producteurs qui était initialement programmée au dimanche 5 septembre  puis finalement reportée. But de la réunion :

- Préparer la prochaine commande = mise à jour du bon de commande (produits, prix, etc…) , amélioration de celui-ci (sélection de nouveaux produits, suppression d’autres, mise en forme, etc…)

- Réaliser la transition de l’organisation et du travail à accomplir de Wil vers la commission (avec documents, etc…)

- Préparation d’un catalogue de producteurs

* Désigner des référents pour chaque commission et refonder avec de nouveaux volontaires les commissions Distribution/Logistique et Accueil et Relationnel.

* Mettre à jour le petit guide de commande (mise à jour de la nouvelle liste adhérents, entrer les nouvelles personnes de la commission producteurs, mettre à jour le fichier commissions averc les deux nouvelles commissions)

* Cycle de la nouvelle commande :

Décider ensemble d'une date butoir de redémarrage (envoi aux adhérents du nouveau bon de commande vierge à remplir) et établir le nouveau calendrier.

* Finaliser l'organisation de visites auprès de producteurs locaux :

Choisir un lieu, un producteur. Le contacter, s'arranger avec lui, et fixer une date. Puis collecter entre nous les inscriptions

* Préparer une soirée de présentation du groupement lors d'une soirée sur l'auto-gestion organisée par les Alternatifs du Tarn. (Dont Patrice est membre). Il s'agirait succintement de préparer une buvette, avec des panneaux et des fiches informatifs sur le groupement et des bulletins d'adhésions. Il faudrait être 2 ou 3 pour “tenir” le “stand”... La date serait celle du mercredi 29 septembre. Et cela aurait lieu à Castres.

Nico.